Så kan felaktig lönehantering få stora konsekvenser  

by Erik on October 17, 2018

1278-1

En av de största utgifterna ett företag har är de anställdas löner. Ju större företag, desto fler löner att hålla reda på. Men det är ju inte bara fråga om de avtal som gäller för hur mycket var och en får. Varje månad så är det alltid någon som är föräldraledig, på semester eller tar hand om sjukt barn. Detta gör att lönerna blir ännu mer komplicerade.

Felaktig lönehantering kan få konsekvenser. Om de anställda har anledning att tro att lönen är korrekt så kan arbetsgivaren inte kräva att få tillbaka pengar om för mycket betalats ut. Ett företag som å andra sidan är kända för att inte betala ut tillräckligt eller i tid kan få problem att hitta bra personal. Därför är lönehanteringen något som bör tas på allvar.

Låta experterna sköta lönerna

Det finns flera olika sätt att lösa det hela på. En bra ekonomiavdelning som har koll på rapporter och hur mycket alla har jobbat kommer du långt med. Men det brukar bara löna sig för de riktigt stora företagen. En liten verksamhet brukar istället kunna tjäna på att antingen outsourca lönehanteringen eller skaffa sig bra verktyg för att kunna ta hand om den. Optimal lönehantering från TimeTjek.

Vad kan du då tjäna på att göra din lönehantering effektiv? Till att börja med eliminerar du risken för att göra fel. Det är inte roligt att behöva nysta i lönerna, och allt som tar tid kostar pengar. Sedan så märker dina medarbetare när du satsar på dem. Det är en avgörande faktor för många att arbetsplatsen är organiserad. De jobbar bättre och sjukskrivningarna minskar när trivseln ligger högt på jobbet. Och lönerna är en viktig del av denna känsla. Besök TT på den här sidan.

1278-2

Vem ska ta hand om lönerna?

Det viktiga i sammanhanget är att personen eller avdelningen är kompetenta. Om du har personal som klarar av den stora bit som lönehanteringen innebär så kan det fungera bra. Men du måste också avväga vad som blir billigast. Ibland kan det vara mer ekonomiskt att outsourca, allt beroende på storleken och uppbyggnaden av din verksamhet. Gör en uppställning och se vad det kommer att kosta dig i både tid och pengar, samt se vad någon annan kan erbjuda för samma tjänster.

Jönköpings-Posten skriver nu om att debatten går het kring lönehantering och outsourcing. Orsaken är att det har läckts information via en utomstående firma. Eftersom det inte bara handlar om personalen men också deras familjer så är skandalen riktigt stor. För att detta inte ska ske är det viktigt att välja en väl renommerad ekonomifirma. Alternativet att installera bra program så att du själv kan sköta hanteringen är lockande.

Information som läggs upp på data är alltid sårbar. Därför måste du ha lösningar för att skydda dig själv. Lösenord, krypteringar, begränsat antal personer som har tillgång till uppgifterna och så vidare. Det är inte bara lönerna som du måste tänka på utan allt som företaget gör. Detta är återigen något som bör ges prioritet och regelbundet ses över. Se till att både du och den firma som sköter lönerna har ett adekvat skydd mot insyn.

När det blir fel

Det kan bli fel vid lönehanteringen. För en del anställda kan detta vara en katastrof. De kanske bokat in en resa och förväntade sig att semesterpengarna skulle täcka alla utgifter. Om de inte får det de har rätt till kan hela semestern bli förstörd. Plus att hyresvärden, barnvakten eller gymmet kanske väntar på att få sina pengar. Folk har räkningar att betala och ett liv att leva. De är beroende av att lönerna är korrekta och betalas ut i tid.

Ibland är det inte så lätt att veta vem som gjort fel. Speciellt när det handlar om större, statliga administrationer. 24blekinge.se skriver i denna artikel om hur felaktig lönehantering kan få stora och allvarliga konsekvenser. Förhoppningsvis kan de ta tag i det hela och undvika att misstagen upprepar sig. Det kommer dock att ta tid att rätta till de fel som begåtts. Vissa saker kan inte göras om utan måste skrivas upp som en förlust. En del administrationer bryr sig inte så mycket om det eftersom det inte är deras egna pengar. Men ett företag har inte råd att slösa med sina resurser, utan måste se till att varje krona kommer till användning på ett effektivt sätt.

1278-3

Fokus på lönerna

Det är alltså bra mycket bättre att satsa på lönehanteringen redan från början istället för att försöka ta hand om problemen efteråt. Egentligen är det inte så svårt, men kräver en viss precision. Om du har ett bra program som registrerar arbetstiden för de anställda varje dag så kan det underlätta proceduren. De för in när de kommer och går hem. Eller så har du någon som bekräftar att dagens schema inte ändrats, utan att de uppgifterna stämmer.

Den växande trenden är att ha system som är sammankopplade. Du ska inte behöva göra så mycket för hand, utan all information ska redan finns i datorn. Det vill säga att om allt läggs in i tid och på rätt sätt så kommer också löneunderlaget att finnas klart när det är dags. Scheman, tidrapporter och mycket annat kan stämmas av mot varandra utan att du själv behöver ta hand om det.

Utnyttja den hjälp som finns för löner

Som med så många andra aspekter av ett företag så handlar det om en investering. Tiderna har förändrats och idag finns det många verktyg som verkligen är effektiva. Men det kostar att komma igång. Outsourcing är en utgift som du har varje månad. Men det kan löna sig om du har ett bra samarbete med ett rimligt avtal.

Ett alternativ är alltså att installera ett modernt program där du kan föra in alla uppgifter vartefter. När månaden eller perioden är slut så stämmer du av och beräknar de aktuella lönerna. Många tycker att det är en bra lösning eftersom det också underlättar det löpande personalarbetet. De flesta vet hur viktigt det är att lönerna blir rätt den första gången. Därför är det värt att de sköts ordentligt.

Previous post:

Next post: